Para que puedas cumplir con la obligación de expedir factura electrónica es necesario que conozcas cuáles son esos requisitos y lo que debes hacer para cumplirlos.

Los requisitos de la factura electrónica en Colombia

La factura electrónica de venta exigida por la DIAN tiene una serie de condiciones diferentes a las señaladas en el artículo 617 del Estatuto Tributario, esto se debe a que tú como empresario debes utilizar herramientas tecnológicas para expedir factura electrónica.

• Indicar: Que se trata de una factura electrónica de venta.
• Datos del vendedor: Apellidos y nombre de quien preste el servicio o NIT del vendedor.
• Datos del comprador: Apellidos y nombre del comprador o NIT del comprador. Si no se encuentra registrado en el RUT, incluir tipo y número de documento de identidad.
• Sistema de numeración: Incluir la numeración consecutiva para las facturas electrónicas, con autorización de numeración, rango autorizado y vigencia.
• Fecha y hora de generación: Indicar la fecha y hora de generación de la factura.
• Fecha y hora de expedición: Correspondiente a la validación realizada por la DIAN.
• Detalles de la venta: Cantidad y descripción específica de los bienes vendidos o servicios prestados, con un código para su identificación.
• Valor total: Valor total de la operación.
• Forma de pago: Especificar si es de contado o crédito.
• Medio de pago: Indicar si es efectivo, tarjeta de débito, de crédito o transferencia electrónica.
• Calidad de retenedor: Indicar la calidad de retenedor del IVA.
• Discriminación del IVA: Especificar el IVA y la tarifa correspondiente.
• Discriminación del Impuesto al Consumo: Indicar el impuesto al consumo y la tarifa correspondiente.
• Firma digital: Incluir la firma digital.
• CUFE: Indicar el Código Único de Factura Electrónica.
• Código QR: Incluir código QR, cuando se trate de la representación gráfica digital o impresa (PDF).

Proceso para cumplir con los requisitos de la factura electrónica

1. Habilítate ante la DIAN para facturar electrónicamente

En la página web de la DIAN cuentas con un servicio informático para:

• Datos personales: Incluir tus datos personales si eres persona natural, o los de tu empresa si eres persona jurídica.
• Registrar software: Seleccionar un software de facturación electrónica que te facilite el proceso. Puedes optar por un software propio o contratar los servicios de un proveedor tecnológico.
• Fase de pruebas: Realizar pruebas elaborando facturas electrónicas con el software elegido para verificar su idoneidad. La DIAN te indicará mediante un mensaje si el proceso ha sido exitoso.
• Autorización de numeración: Solicitar autorización para un sistema de numeración que incluya tus facturas electrónicas, con un rango y vigencia autorizada.
• Fecha de expedición: Indicar a la DIAN la fecha en la que empezarás a expedir facturas electrónicas, sin exceder la fecha máxima estipulada en el calendario de la Resolución 000064 de 2019.

2. Genera y transmite la factura electrónica a la DIAN

Cuando utilizas un software debes ingresar los datos de tu empresa, los de tu comprador y los productos que vendiste; luego el programa automáticamente genera una factura electrónica con los siguientes elementos:

• XML: Es el formato estándar que deben tener las facturas, un metalenguaje utilizado para estructurar la información.
• CUFE: Es un código único que permite identificar de manera inequívoca a una factura electrónica.
• Código QR: Es un código de barras bidimensional utilizado para almacenar datos codificados.

3. Expide la factura electrónica

La entrega de la factura electrónica debe realizarse a través de los medios que indique tu comprador:

• Si tu cliente también expide facturas electrónicas: puedes enviarla a través del software o por correo electrónico.
• Si tu cliente no expide facturas electrónicas: debe elegir una de las siguientes opciones:
  • Descargar la factura en la página web de la DIAN.
  • Descargar la factura en la página web de tu proveedor tecnológico.
  • Recibirla en el correo electrónico.
  • Recibirla impresa o en formato digital (PDF).

4. Obtén una firma digital

La firma digital o certificado digital es uno de los mecanismos de seguridad que garantizan la expedición de cada factura electrónica: permiten verificar la autenticidad y la validez de los documentos electrónicos.

En algunos casos debes adquirir la firma directamente con las entidades de certificación digital autorizadas por la DIAN y en otros casos tu software de facturación te da la posibilidad de adquirirla.

Publicado el: 31 de Octubre de 2024 a las 00:08

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